“從紙間到云端的升級，青島地鐵數(shù)字檔案室在檔案移交、檔案介質(zhì)、檔案服務(wù)等方面實(shí)現(xiàn)變革，人工智能賦能檔案管理新生態(tài)即將形成?！庇浾邚慕涨鄭u地鐵集團(tuán)舉辦的通氣會上了解到，作為順利通過國家檔案局驗(yàn)收的試點(diǎn)項(xiàng)目，青島地鐵企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室領(lǐng)先全省。這一成果標(biāo)志著青島地鐵檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型邁上新臺階，也為全國企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室建設(shè)提供了“青島樣板”。

破局：用“數(shù)字化”破解傳統(tǒng)檔案管理痛點(diǎn)

截至目前，青島地鐵已開通運(yùn)營8條線路，檔案管理工作面臨工程基建檔案數(shù)量激增等難題，而傳統(tǒng)檔案管理模式存在體量大、移交時間緊、質(zhì)量難把控等問題。同時，傳統(tǒng)檔案服務(wù)方式單一，資源利用率低，檔案價值難以發(fā)揮到最大。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些問題一直是很難解決的痛點(diǎn)、難點(diǎn)。青島地鐵構(gòu)建“1N31數(shù)字化轉(zhuǎn)型體系（即指：‘1’大轉(zhuǎn)型愿景：成為行業(yè)領(lǐng)先、世界一流的數(shù)智地鐵企業(yè)；‘N’個轉(zhuǎn)型場景：智慧建造、智慧運(yùn)行、智慧運(yùn)維、智慧企管；‘3’大支撐架構(gòu)：應(yīng)用架構(gòu)、技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)機(jī)構(gòu)；‘1’套保障體系：人才、機(jī)制、安全、數(shù)據(jù)、運(yùn)維、政策）”之后，問題解決迎來了轉(zhuǎn)機(jī)，青島地鐵在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的土壤下，著手實(shí)施檔案管理的業(yè)務(wù)重構(gòu)與流程再造，實(shí)現(xiàn)了檔案管理從傳統(tǒng)到數(shù)字化的跨越。

創(chuàng)新：工程檔案“單套制”開啟轉(zhuǎn)型密碼

2021年5月，在青島市城建檔案館的支持下，青島地鐵率先在6號線一期工程選擇“三站三區(qū)間”開展工程檔案原生電子化試點(diǎn)，通過引入電子簽章，實(shí)現(xiàn)工程文件電子化，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理、掃描、歸檔環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的費(fèi)用節(jié)約21萬元，成效顯著。2022年12月，青島地鐵通過智慧工地一體化平臺，在三期規(guī)劃7條線路全面推廣工程文件原生電子化，實(shí)行工程檔案“單套制”管理，目前已覆蓋50余家參建單位、210個工點(diǎn)工程，累計(jì)生成230萬份原生電子文件，年節(jié)約費(fèi)用約2300萬元，檔案庫房面積節(jié)約大約1000平方米。

2023年11月，青島市城建檔案館組織專家驗(yàn)收評審，對青島地鐵智慧工地工程檔案電子化工作給予高度評價，專家們認(rèn)為，青島地鐵實(shí)現(xiàn)工程文件與工程進(jìn)度同步編制、電子檔案“一鍵歸檔”，形成的電子檔案信息著錄準(zhǔn)確，電子簽章齊備，質(zhì)量符合城建檔案歸檔要求，取得良好的社會效益、經(jīng)濟(jì)效益。

引領(lǐng)：“三大變革”淬煉“青島樣板”

青島地鐵在工程檔案原生電子化試點(diǎn)工作取得的成效也獲得青島市檔案局、青島市檔案館的高度認(rèn)可，并進(jìn)一步推動檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型。青島地鐵申報(bào)了國家檔案局第一批企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室試點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，并于2022年5月成功入選。試點(diǎn)工作歷經(jīng)三年有余，青島地鐵企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室系統(tǒng)建設(shè)取得明顯成效，多項(xiàng)案例和研究入選國家級和省級檔案工作創(chuàng)新案例。檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型上取得突破性進(jìn)展，在檔案移交、檔案介質(zhì)、檔案服務(wù)上實(shí)現(xiàn)“三個變革”。

在檔案收集方面，青島地鐵創(chuàng)新應(yīng)用“計(jì)劃式”收集模式，通過歸檔信息包（ASIP）打通數(shù)字檔案室與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口，實(shí)現(xiàn)工程電子檔案“分部式”移交，改變傳統(tǒng)檔案按照單位工程移交的模式，將工程檔案移交時間從2—3個月縮短至2—3周，效率提升70%。青島地鐵2號線二期工程土建03工區(qū)中鐵大橋局資料管理員孟玲玲深有感觸：“地鐵集團(tuán)對工程檔案要求一直比較嚴(yán)格，以前交檔案，一個單位工程至少要2—3個月，這中間要反復(fù)確認(rèn)檔案驗(yàn)收移交的標(biāo)準(zhǔn)要求，來回跑腿、檔案返工是常有的事?，F(xiàn)在確實(shí)不一樣了，所有的檔案移交的標(biāo)準(zhǔn)要求都在系統(tǒng)上，用數(shù)據(jù)包的形式，我們在項(xiàng)目部就能在線完成工程電子檔案的‘一鍵移交’，工作效率有很大提升”。

“在檔案介質(zhì)方面，工程檔案‘單套制’改變了傳統(tǒng)工程檔案的管理模式，現(xiàn)在也不用去現(xiàn)場指導(dǎo)、摸排施工單位的檔案工作，可以在辦公室通過系統(tǒng)直接查看，同時建設(shè)單位、施工單位的庫房需求面積減少一半以上，這對大家都是一種減負(fù)?！鼻鄭u地鐵集團(tuán)第二建設(shè)分公司檔案聯(lián)絡(luò)員侯曉雨說。目前，青島地鐵工程檔案“單套制”覆蓋率達(dá)80%，文書、造價等檔案的覆蓋率達(dá)100%，大幅減少了紙質(zhì)檔案的存儲和管理成本，庫房面積需求降低50%。

在檔案服務(wù)方面，運(yùn)用AI技術(shù)，打造“小鐵寶”虛擬數(shù)字人實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)的智能化問答，為未來數(shù)據(jù)深度應(yīng)用奠定了基礎(chǔ)。

認(rèn)證：終迎國考交出滿意答卷

今年7月8日，青島地鐵企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案室迎接國家檔案局驗(yàn)收并順利通過。國家檔案局經(jīng)科司司長李忱對青島地鐵的成果給予高度肯定，他表示“青島地鐵是全國第一批試點(diǎn)單位，是計(jì)劃單列市里面第三家由國家檔案局組織驗(yàn)收的企業(yè)集團(tuán)，此次試點(diǎn)建設(shè)得益于青島地鐵集團(tuán)公司的高度重視、青島市檔案局、青島市檔案館的有力指導(dǎo)及各單位的協(xié)同，取得了預(yù)期的效果和較好的效益。下一步，要抓住機(jī)遇，加強(qiáng)試點(diǎn)成果的應(yīng)用，推動檔案工作取得新的進(jìn)步，發(fā)揮好示范引領(lǐng)作用?！?/p>

8月26日，國務(wù)院《關(guān)于深化實(shí)施“人工智能+”行動的意見》發(fā)布，數(shù)字化是發(fā)展人工智能的基礎(chǔ)。未來，青島地鐵將以“軌道交通+人工智能”為導(dǎo)向，運(yùn)用AI賦能創(chuàng)造檔案管理新生態(tài)，進(jìn)一步探索檔案智能鑒定、審核和編研等應(yīng)用場景，推動檔案管理向更高水平的智能化邁進(jìn)，為全國軌道交通行業(yè)的檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供了可復(fù)制的經(jīng)驗(yàn)。

青島財(cái)經(jīng)日報(bào)/首頁新聞記者  宋大偉

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